Bündelausschreibung: Strom und Gas für mehrere Standorte einkaufen

Typische Anwendungsfälle

Filialisten im Handel, in der Gastronomie oder im Gesundheitswesen betreiben oft viele ähnliche Standorte mit vergleichbarem Verbrauch. Hausverwaltungen betreuen Allgemeinstrom, Heizstrom und Gas für zahlreiche Objekte unterschiedlicher Eigentümer. Hotelgruppen kombinieren Häuser mit unterschiedlichem Saisonverlauf. Auch Betriebe mit Nähe zu Kommunen, etwa Zweckverbände oder kommunal geprägte Gesellschaften, haben häufig viele Lieferstellen. Wie wir eine solche Anfrage durchführen, beschreiben wir unter Stromausschreibung für Unternehmen.

Mehr zu den Besonderheiten einzelner Branchen finden Sie auf unseren Seiten Allgemeinstrom für Hausverwaltungen und Energie für Gastronomie & Hotels. Für öffentliche Auftraggeber können zusätzlich vergaberechtliche Vorgaben gelten, die eine eigene Prüfung erfordern.

Gemeinsam ist diesen Organisationen, dass Energie zwar ein wichtiger Kostenblock ist, die Beschaffung aber selten zum Kerngeschäft gehört. Oft kümmern sich wechselnde Personen um einzelne Verträge, und Wissen über Fristen und Konditionen ist auf mehrere Stellen verteilt. Eine Bündelausschreibung schafft hier einen klaren Prozess und einen festen Zeitpunkt, an dem alle Verträge gemeinsam geprüft werden.

Wann eine Bündelung weniger passt

Nicht jede Lieferstelle gehört zwingend in ein Bündel. Standorte mit stark abweichendem Verbrauchsprofil, besonderen technischen Anforderungen oder anstehenden Veränderungen wie Schließung oder Umbau können getrennt betrachtet werden. Auch wenn Eigentümer unterschiedliche Vorgaben machen, kann eine Aufteilung in mehrere Lose sinnvoll sein.

Die Frage ist deshalb nicht nur, ob gebündelt wird, sondern wie. Eine durchdachte Struktur berücksichtigt Verbrauch, Messart, Vertragsende und Zuständigkeit jedes Standorts.

Bei Hausverwaltungen kommt hinzu, dass Vertragspartner oft die einzelnen Eigentümergemeinschaften sind. Eine Bündelung muss dann so gestaltet sein, dass jede Gemeinschaft eigene Verträge und Rechnungen erhält, auch wenn die Ausschreibung gemeinsam erfolgt. Ähnlich verhält es sich bei Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften. Klären Sie vorab, wer unterschreibt und an wen die Rechnungen gehen.

Eine Laufzeit, eine Abrechnungslogik

Der wohl größte Vorteil liegt in der Vereinfachung. Statt vieler einzelner Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten entsteht ein gemeinsamer Rahmen. Fristen müssen nicht mehr einzeln überwacht werden, und der nächste Vergleich betrifft alle Standorte zum selben Zeitpunkt. Das reduziert das Risiko, dass einzelne Verträge unbemerkt verlängert werden.

Auch die Abrechnung wird übersichtlicher. Viele Versorger bieten bei gebündelten Verträgen eine Sammelrechnung an, die alle Lieferstellen zusammenfasst und zugleich jeden Zähler einzeln ausweist. So behalten Buchhaltung und Objektverwaltung den Überblick, und Kosten lassen sich weiterhin den richtigen Standorten oder Eigentümern zuordnen.

Für Controlling und Budgetplanung bringt die einheitliche Struktur einen weiteren Vorteil: Kosten werden über alle Standorte nach derselben Systematik ausgewiesen. Abweichungen einzelner Standorte fallen schneller auf, etwa ein ungewöhnlich hoher Verbrauch in einer Filiale. So wird die Energiebeschaffung von einer verstreuten Einzelaufgabe zu einem steuerbaren Prozess mit klaren Zuständigkeiten.

Verhandlungsposition

Eine größere Gesamtmenge macht eine Anfrage für Versorger in der Regel interessanter als viele kleine Einzelanfragen. Das kann sich auf die Bereitschaft auswirken, individuelle Konditionen anzubieten. Ein garantiertes Ergebnis ist das allerdings nicht: Wie Angebote ausfallen, hängt von Marktlage, Verbrauchsprofil und den Bedingungen der Ausschreibung ab.

Wichtig ist, dass die Ausschreibung gut vorbereitet ist. Vollständige Daten verringern Rückfragen und Sicherheitsaufschläge. Wer seine Lieferstellen sauber dokumentiert, schafft die Grundlage für vergleichbare Angebote.

Zur Vorbereitung gehört auch die Frage, welche Bedingungen für alle Standorte gelten sollen. Einheitliche Vorgaben zu Laufzeit, Preisgarantie, Zahlungsweise und Ökostrom erleichtern den Vergleich erheblich. Wo einzelne Standorte abweichende Anforderungen haben, sollten diese ausdrücklich benannt werden, damit die Angebote trotzdem vergleichbar bleiben.

Die Zählerliste als Grundlage

Am Anfang steht eine vollständige Liste aller Lieferstellen. Für jeden Zähler werden Adresse, Zählernummer, Marktlokations-ID, Jahresverbrauch, Messart, aktueller Lieferant, Vertragsende und Kündigungsfrist erfasst. Bei gemessenen Lieferstellen kommt der Lastgang hinzu. Wie Sie die Marktlokations-ID finden, erklären wir im Artikel MaLo-ID finden.

Die Zusammenstellung ist oft der aufwendigste Schritt, weil Unterlagen über verschiedene Stellen verteilt sind. Es lohnt sich dennoch, sorgfältig vorzugehen. Fehlerhafte Zuordnungen führen später zu falschen Rechnungen oder verzögerten Wechseln.

Prüfen Sie die Liste vor dem Versand stichprobenartig gegen aktuelle Rechnungen. Häufige Fehler sind vertauschte Zählernummern, veraltete Verbräuche nach einem Umbau oder Lieferstellen, die bereits stillgelegt wurden. Eine bereinigte Liste ist auch nach der Ausschreibung nützlich, weil sie als Grundlage für die laufende Verwaltung der Verträge dient.

• Adresse und Bezeichnung des Standorts
• Zählernummer und MaLo-ID
• Jahresverbrauch und Messart
• Aktueller Lieferant, Vertragsende, Kündigungsfrist
• Rechnungsempfänger und Kostenstelle

Ablauf einer Ausschreibung

Nach der Datensammlung werden die Anforderungen festgelegt: gewünschter Lieferbeginn, Laufzeit, Art der Preisgarantie, Ökostrom-Anteil und Abrechnungsform. Anschließend werden die Unterlagen an mehrere Versorger übermittelt, die innerhalb einer festgelegten Frist ihre Angebote abgeben. Die Angebote werden auf gleicher Grundlage verglichen und bei Bedarf nachverhandelt.

Nach der Entscheidung folgt der Vertragsabschluss und die Wechselanmeldung für alle Lieferstellen. Bestehende Verträge werden fristgerecht gekündigt, sofern das nicht der neue Versorger übernimmt. Am Ende steht eine Übersicht, die neue Laufzeiten und Fristen für alle Standorte enthält.

Planen Sie für den gesamten Ablauf ausreichend Zeit ein. Die Datensammlung, die Angebotsfrist der Versorger, die Bonitätsprüfung und die Kündigung bestehender Verträge greifen ineinander. Wer früh beginnt, kann Angebote in Ruhe vergleichen und muss nicht unter Zeitdruck entscheiden. Halten Sie Entscheidung und Begründung schriftlich fest, damit Eigentümer, Geschäftsführung oder Gremien die Wahl nachvollziehen können.

Nach dem Wechsel sollten die ersten Rechnungen aller Lieferstellen geprüft werden. Stimmen Preise, Zählerzuordnung und Abschläge mit dem Vertrag überein, ist die Umstellung abgeschlossen. Unstimmigkeiten lassen sich in dieser frühen Phase meist schneller klären als nach mehreren Abrechnungsperioden.

Unterschiedliche Vertragsenden

Selten enden alle bestehenden Verträge zum selben Termin. Eine Lösung sind gestaffelte Lieferbeginne: Jede Lieferstelle wechselt dann, wenn ihr bisheriger Vertrag ausläuft, während das gemeinsame Vertragsende für alle gleich ist. So wachsen die Standorte nach und nach in einen einheitlichen Rahmen.

Alternativ kann ein erster Teil sofort gebündelt werden, während später auslaufende Verträge nachträglich hinzukommen. Klären Sie mit dem Versorger, zu welchen Konditionen neue Lieferstellen während der Laufzeit aufgenommen werden. Unsere Begleitung von Ausschreibungen beschreiben wir auf der Seite Energiemakler für Unternehmen.

Bei der Planung hilft eine Zeitleiste, auf der alle bestehenden Vertragsenden eingetragen sind. Sie zeigt auf einen Blick, wann welche Lieferstelle frei wird und welches gemeinsame Enddatum realistisch ist. Bei laufenden Verträgen mit langer Restlaufzeit kann es sinnvoll sein, sie erst in der folgenden Ausschreibungsrunde einzubeziehen.